Kdo sredi avgusta, ko so dopusti še v polnem teku, razmišlja o decembrskem zaključku leta? Bo ekipa sedela za eno mizo ali bo potrebovala dvorano? Naj se večer konča po večerji ali nadaljuje ob živi glasbi? Vprašanja so za ta del leta res nekoliko nenavadna, toda prav zdaj je dovolj časa, da se odgovori ne iščejo na hitro.

[[image_1_article_91315]]

Da, res je, poletno načrtovanje zaključka nima veliko skupnega s prazničnimi okraski. Najprej je treba ugotoviti, koliko ljudi bo prišlo, kakšen namen bo imelo srečanje in koliko časa želi podjetje preživeti skupaj. Šele nato pridejo na vrsto dvorana, jedilnik, program ...

Skupina desetih sodelavcev, ki želi leto skleniti ob skupni večerji, od prostora in pogostitve pričakuje nekaj povsem drugega kot organizator konference, na kateri se zbere približno 150 ljudi, uradnemu programu pa sledita sprejem in glasba, toda v enem od najbolj prepoznavnih mariborskih hotelov so pri organizaciji dogodkov pripravljeni na številne scenarije.

Kot nam povedo v Hotelu Habakuk, tam najpogosteje gostijo enodnevna ali dvodnevna poslovna srečanja z do približno 150 udeleženci, ob dvorani pa naročniki vse pogosteje želijo še večerjo, wellness ali program v mestu in na Pohorju. Pri manjši ekipi se načrtovanje začne drugače, saj mora prostor tudi ob desetih ali dvajsetih gostih ostati prijeten in dovolj umirjen za pogovor.

Prav o vseh teh vprašanjih bodo morala podjetja, ki načrtujejo novembrske ali decembrske zaključke, začeti razmišljati že pred jesenjo, prav v poletnih dneh pa je tudi večja verjetnost, da si zagotovimo natanko tisti termin, ki smo si ga zamislili.

Najprej namen srečanja, nato prostor

V Hotelu Habakuk pravijo, da zanimanje za kongresne in poslovne dogodke v zadnjih letih opazno narašča. Spreminja se tudi njihova vsebina, saj naročniki ob predstavitvah in sestankih vse pogosteje vključujejo kulinariko, wellness ter dejavnosti v naravi.

»Najpogosteje gostimo srednje velike dogodke z do približno 150 udeleženci, ki trajajo en ali dva dni,« pojasnjujejo v Habakuku. Pri takšnih srečanjih mora organizator ob razporeditvi stolov in preverjanju tehnične opreme določiti še, kaj se bo zgodilo po zadnji predstavitvi, koliko udeležencev bo ostalo na večerji in ali želi skupino zadržati v hotelu ali jo za del dneva odpeljati drugam.

[[image_4_article_91315]]

Pri zaključkih leta je namen srečanja še izraziteje povezan z značajem ekipe. Manjše podjetje se lahko odloči za večer brez formalnega programa, večja organizacija pa potrebuje dvorano, v kateri je mogoče izpeljati nagovore, predstavitev doseženega in večerno prireditev. Če so te odločitve sprejete dovolj zgodaj, je lažje uskladiti prostor, kulinariko, glasbo in vse ostalo.

Turner za večje dogodke, pet prostorov za manjše skupine

Dvorana Turner je namenjena konferencam, seminarjem, gala večerjam in drugim tehnično zahtevnejšim dogodkom. Opremljena je z avdio-video infrastrukturo in hitrim internetom, zato lahko organizator na istem mestu izpelje poslovni ter večerni del programa.

[[image_5_article_91315]]

Za manjši zaključek velika dvorana pogosto ni najbolj smiselna izbira. Če se ob večerji zbere deset ali dvajset ljudi, je pomembno, da prostor ne deluje prazen in da postavitev miz dopušča normalen pogovor. Habakuk ima poleg Turnerja še pet večnamenskih prostorov, njihovo ureditev pa lahko prilagodijo skupinam v ožjem krogu.

Manjše število udeležencev organizacije ne odpravi, spremeni pa njene poudarke. Namesto usklajevanja večjega števila predstavitev in tehničnih zahtev pridejo v ospredje izbira jedilnika, razporeditev gostov in dovolj sproščen časovni okvir. V hotelu poudarjajo, da lahko dogodek po meri pripravijo tudi za skupine v ožjem krogu.

[[image_6_article_91315]]

Uradnemu delu najpogosteje sledi sproščen večer

Poslovni urniki so pogosto natrpani, zato se organizatorji po izkušnjah Habakuka zvečer večinoma izognejo dodatnemu zahtevnemu programu. Pogosteje izberejo zabavo z živo glasbo, koktajl večer ali druženje z DJ-jem, pri katerem se sodelavci po uradnem delu lahko pogovarjajo brez vnaprej določenega scenarija.

Kulinarično ponudbo prilagodijo velikosti skupine in poteku dogodka. Na voljo so mesne in ribje jedi, sveži sezonski krožniki ter vegetarijanski meniji, pri čemer gala večerja za večjo skupino zahteva drugačno postrežbo kot zaključek desetih sodelavcev za skupno mizo. Pri slednjem lahko večer poteka počasneje in z manj prekinitev, medtem ko mora biti pri večjem dogodku natančneje usklajen z nagovori, glasbo in preostalim programom.

[[image_2_article_91315]]

Da bi hotel lahko pripravil konkreten predlog, mora podjetje jasno povedati, koliko ljudi pričakuje in kaj želi vključiti v srečanje.

[[image_3_article_91315]]

Del programa lahko skupina preživi tudi zunaj hotela

Lega ob vznožju Pohorja in v bližini mariborskega mestnega jedra omogoča, da poslovni gostje del programa preživijo zunaj konferenčne dvorane. Hotel s ProBajkom sodeluje pri kolesarskih izletih po mestnih in pohorskih poteh, z Vinagom pa pri vinskih doživetjih ter vodenih degustacijah v najstarejši mariborski vinski kleti.

Takšne vsebine je mogoče vključiti predvsem v enodnevna ali dvodnevna poslovna srečanja, pri katerih med uradnim programom in večerjo ostane dovolj časa za odhod v mesto oziroma na Pohorje. Ob večjih kongresih se Habakuk povezuje tudi z drugimi lokalnimi ponudniki in nastanitvenimi zmogljivostmi, da lahko organizator uskladi potrebe večje skupine.

Za podjetje je odločitev odvisna od tega, koliko časa ima na voljo. Če želi zaključek omejiti na večerjo in glasbo, lahko celoten dogodek ostane v hotelu, pri daljšem srečanju pa kolesarski izlet ali vinska degustacija poslovnim gostom pokažeta še del Maribora z okolico.

Avgusta se določijo obrisi decembrskega večera

Načrtovanje zaključka leta se tako začne s precej stvarnimi vprašanji: koliko ljudi bo prišlo, koliko časa bo srečanje trajalo, ali bo imelo uradni del in kaj se bo dogajalo po večerji. Šele odgovori nanje pokažejo, ali podjetje potrebuje manjši prostor za skupno mizo ali dvorano za večje število gostov.

[[image_7_article_91315]]

Sredina avgusta je primeren trenutek za ta razmislek, saj imajo podjetja še dovolj časa, da preverijo udeležbo in se odločijo med različnimi oblikami dogodka. Ko se začne jesenski del poslovnega leta, bo tako treba usklajevati podrobnosti že izbranega programa, ne več ugibati, kakšen zaključek si ekipa sploh želi.

Za rezervacije in dodatne informacije je Hotel Habakuk dosegljiv na telefonski številki 02 300 81 00 in elektronskem naslovu [email protected]. Več podrobnosti tudi na spletni strani Hotel Habakuk.