V številnih pisarnah in domačih delovnih okoljih se »multitasking« pogosto dojema kot znak uspešnega in prilagodljivega posameznika. Preklapljanje med e-pošto, telefonskimi klici in drugimi nalogami naj bi dokazovalo obvladovanje časa, a raziskave kažejo, da gre za iluzijo. Človeški možgani niso ustvarjeni za hkratno učinkovito reševanje več zahtevnih opravil, temveč za hitro preklapljanje med njimi – proces, ki ga psihologi imenujejo preklapljanje nalog oziroma “task switching” in ki pravzaprav zmanjšuje produktivnost.
Kaj pravi znanost o »multitaskingu«
Študije univerz so pokazale, da ljudje, ki poskušajo opravljati dve kompleksni nalogi hkrati, delajo več napak in porabijo več časa kot tisti, ki nalogi rešujejo zaporedno. Na primer, raziskava ameriške Nacionalne znanstvene fundacije (NSF) je pokazala, da preklapljanje med digitalnimi opravili lahko zmanjša produktivnost tudi do 40 odstotkov. Možgani med hkratnim preklapljanjem ne delujejo paralelno – pravzaprav preklapljanje zahteva dodatno energijo, kar vodi do hitrejšega mentalnega izčrpavanja.
Poleg tega večopravilnost negativno vpliva na dolgoročni spomin. Ko se osredotočimo na eno nalogo, možgani lažje shranijo informacije in jih pozneje uporabijo. Hkratno izvajanje več aktivnosti fragmentira pozornost in zmanjšuje sposobnost pomnjenja.
Nevarnosti večopravilnosti
»Multitasking« je najbolj opazen pri uporabi tehnologije, ko ljudje preklapljajo med e-pošto, družbenimi omrežji, video klici in tekočimi projekti. Ta način dela je posebej problematičen v poklicih, kjer so natančnost, analiza ali ustvarjalnost ključnega pomena. Primer so zdravniki, inženirji ali programerji – vsak trenutek, izgubljen pri preklapljanju med nalogami, lahko povzroči napake, zamude ali celo resne posledice pri odločanju.
Poleg tega stalno preklapljanje med različnimi opravili povečuje stres in občutek preobremenjenosti, kar dolgoročno zmanjšuje motivacijo in zadovoljstvo pri delu. Raziskave kažejo, da zaposleni, ki so nenehno moteni, potrebujejo več časa za dokončanje nalog, obenem pa je kakovost njihovega dela nižja. Večopravilnost tako negativno vpliva ne le na posameznika, temveč tudi na celotno ekipo in splošne rezultate podjetja.
Kako izboljšati fokus
Strokovnjaki priporočajo zavestno omejitev »multitaskinga« in uvedbo strategij za boljšo koncentracijo. Ena izmed učinkovitih metod je določanje prioritet – namesto hkratnega opravljanja več nalog je bolje sestaviti seznam nalog po pomembnosti in se osredotočiti na eno opravilo naenkrat. Pomaga tudi tehnika pomodoro, ki temelji na kratkih intervalih intenzivnega dela, običajno 25 minut, s kratkimi odmori, kar ohranja koncentracijo in preprečuje izgorelost. Odstranjevanje motenj, kot so izklop obvestil, telefonov in nepotrebnih aplikacij, omogoča možganom, da se osredotočijo na eno nalogo, medtem ko blokiranje časa – rezerviranje določenega obdobja za določene naloge brez prekinitev – spodbuja globoko delo in vodi k bolj kakovostnim rezultatom.
Učinki dolgoročne osredotočenosti
Poleg takojšnje produktivnosti dolgoročni fokus izboljšuje kognitivne sposobnosti, ustvarjalnost in sposobnost reševanja kompleksnih problemov. Ljudje, ki redno prakticirajo osredotočeno delo, lažje predvidijo morebitne zaplete, razvijejo inovativnejše rešitve in občutijo manj stresa zaradi nenehnega občutka “zaostajanja”. Podjetja, ki spodbujajo kulturo fokusa namesto »multitaskinga«, pogosto beležijo višjo kakovost dela in večje zadovoljstvo zaposlenih. Ena izmed zanimivih praks je nizozemsko podjetje, ki je uvedlo dnevni čas “brez elektronske pošte”, kar je pripomoglo k večji produktivnosti in zmanjšanju napak pri projektih.
Večopravilnost je privid nadzora, ki lahko hitro zavede posameznike in organizacije. A znanost jasno kaže, da hkratno opravljanje več zahtevnih nalog zmanjšuje učinkovitost, povečuje število napak in izčrpava možgane. Ključ do uspeha je zavestno osredotočeno delo, premišljeno strukturiranje časa in zmanjševanje motenj. Kdor razume, da možgani najbolje delujejo, ko se posvetijo eni nalogi naenkrat, pridobi ne le večjo produktivnost, ampak tudi kakovostnejše rezultate in manj stresa
