Informacijski pooblaščenec (IP) je v inšpekcijskem postopku ugotovil izvajanje prikritega nadzora brez pravne podlage, brez obvestila zaposlenim in v obsegu, ki je presegal dopustne meje posega v zasebnost na delovnem mestu ter zaradi ugotovljenih kršitev izrekel globo v višini 71.474 evrov.

Izvajal je prikrit nadzor nad zaposlenimi

Kot so zapisali na spletni strani informacijskega pooblaščenca, se je v okviru inšpekcijskega postopka pri enem izmed delodajalcev izkazalo, da je uporabljal tehnična sredstva za izvajanje prikritega nadzora nad zaposlenimi.

Snemal je njihov zaslon in prisluškoval pogovorom, tudi zasebnim

Na eni izmed službenih naprav so v okviru postopka bili najdeni podatki, ki so nastali pri spremljanju dejavnosti zaposlenih, med drugim tudi posnetki zaslona in zvočni posnetki pogovorov. V postopku je bilo tudi ugotovljeno, da je delodajalec na računalnike nekaterih zaposlenih namestil programsko opremo Spyrix Employee Monitoring, ki je več mesecev sistematično beležila vse aktivnosti, ki so jih zaposleni izvajali na službenih računalnikih, s čimer je delodajalec pridobil popoln vpogled v izvajanje delovnih aktivnosti zaposlenih in njihovo zasebno življenje, vključno z vsebino komunikacije zaposlenih preko zasebne elektronske pošte in popolnoma zasebnih pogovorov. Zaposleni o tem niso bili obveščeni.

Delodajalcu izdana visoka globa

Informacijski pooblaščenec je v postopku ugotovil, da delodajalec za tovrstno ravnanje ni izpolnjeval nobenega pogoja za zakonito obdelavo osebnih podatkov iz prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov, s čimer je kršil temeljno načelo obdelave osebnih podatkov, torej načela zakonitosti. Zaradi ugotovljenih kršitev je bila delodajalcu izrečena globa v višini 71.474 evrov, odgovorni osebi pa globa v višini 4.000 evrov. Prekrškovna odločba je objavljena na spletni strani informacijskega pooblaščenca.

Vsak nadzor mora biti zakonit in sorazmeren

V tem in ostalih primerih informacijski pooblaščenec opozarja, da je nadzor zaposlenih eno najobčutljivejših področij obdelave osebnih podatkov. Zakonodaja namreč zahteva, da je vsak nadzor zakonit, nujen, sorazmeren in pregleden.

»Prikriti nadzor, ki vključuje beleženje dejavnosti, zajem zaslona ali snemanje zvoka, je dopusten le v izjemnih okoliščinah in nikoli brez predhodnega jasnega obvestila zaposlenim. Delodajalec mora za vsako obdelavo osebnih podatkov izkazati ustrezno pravno podlago ter spoštovati načelo najmanjšega obsega podatkov.«

Za tovrsten nadzor morajo biti zaposleni obveščeni

Informacijski pooblaščenec poudarja, da morajo delodajalci za zakonito in pregledno obdelavo osebnih podatkov na delovnem zagotoviti jasne interne postopke, ustrezno pravno podlago ter pravočasno in nedvoumno obveščanje zaposlenih o vseh oblikah nadzora. Nadzor se lahko izvaja le v obsegu, ki je nujen za dosego zakonitega cilja, in nikoli na prikrit način ali na način, ki nesorazmerno posega v zasebnost zaposlenih.

Delodajalci lahko v pomoč uporabijo smernice o varstvu osebnih podatkov

Pri urejanju teh vprašanj so delodajalcem v pomoč Smernice o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih, ki pojasnjujejo dopustnost nadzora nad delovnimi sredstvi, obveznost vnaprejšnje seznanitve zaposlenih ter omejitve pri uporabi tehničnih rešitev. Pri vprašanjih, povezanih z uporabo kamer ali drugimi oblikami vizualnega nadzora, pa so na voljo tudi Smernice glede izvajanja videonadzora, ki podajajo jasne usmeritve glede zakonitosti in transparentnosti izvajanja videonadzora znotraj delovnih prostorov.

Z upoštevanjem teh smernic in drugih gradiv Informacijskega pooblaščenca lahko delodajalci bistveno zmanjšajo tveganja nezakonite obdelave ter zagotovijo, da so njihove prakse skladne z zakonodajo in spoštljive do pravic zaposlenih.

Ključne usmeritve iz smernic informacijskega pooblaščenca

V zadevi varstva osebnih podatkov v delovnih razmerjih, se morajo upoštevati sledeče smernice:

  • obdelava osebnih podatkov zaposlenih mora biti omejena na tisto, kar je nujno za izvajanje delovnega razmerja,
  • delodajalec mora zagotoviti sorazmernost ukrepov in spoštovanje načela najmanjšega obsega podatkov,
  • nadzor nad delovnimi sredstvi mora biti zaposlenim vnaprej jasno predstavljen,
  • izvajanje prikritega nadzora ni dopustno, saj morajo biti zaposleni o nadzoru vnaprej obveščeni,
  • privolitev delavca v obdelavo podatkov je dopustna le izjemoma in le, če je resnično prostovoljna.

Posebne smernice tudi glede videonadzora

Posebne smernice veljajo tudi glede izvajanja videonadzora, saj mora le ta imeti jasen, zakonit in izrecno opredeljen namen, zaposleni morajo biti o videonadzoru ustrezno obveščeni, snemanje zvoka praviloma ni dopustno, dostop do posnetkov mora biti strogo omejen in ustrezno zavarovan, prav tako pa videonadzora ni dovoljeno izvajati v prostorih, v katerih posameznik utemeljeno pričakuje višjo stopnjo zasebnosti.