Virtualna srečanja na spletu so preprost, stroškovno učinkovit in varen način povezovanja sodelavk in sodelavcev, ki delajo od doma ali na različnih lokacijah, ter vse bolj razširjen način sodelovanja z zunanjimi poslovnimi partnerji. A kljub temu se moramo zavedati, da gre za način, ki morda ni vsem tako blizu in ga moramo šele dobro osvojiti.
Tudi na spletu veljajo pravila bontona
Osebne sestanke praviloma dobro načrtujemo, se nanje pripravimo in s tem kar najbolje izkoristimo čas srečanja. Osnovno pravilo sestankov, in spletna srečanja niso tukaj nobena izjema, je namreč ta, da so uporabni in produktivni. V svetu kroničnega pomanjkanja časa so nesmiselni sestanki popolnoma odveč in kažejo na nespoštovanje dragocenega časa, našega in naših sodelavcev ali poslovnih partnerjev.
Če je vsebinska priprava na spletno srečanje samoumevna, pa to ne velja nujno za naš zunanji videz. Delo od doma omogoča precejšnjo svobodo oblačenja, zato lahko hitro pozabimo, da se moramo za spletno srečanje urediti, kot če bi se srečali v živo. Urediti moramo tudi ozadje, torej pospraviti vsaj tisti del stanovanja, ki ga bo kamera zajela. Neurejenost bo zmotila pozornost in poskrbela, da nas in vsebine srečanja sogovorniki ne bodo jemali dovolj resno. Med sestanki tudi ni primerno, da nas motijo partner, otroci ali hišni ljubljenčki. Poskrbimo za ustrezno svetlobo prostora in nastavimo zaslon računalnika na primerno višino, da bo kamera med sedenjem v višini naših oči.
Naslednji pomemben korak je preveriti, ali imamo internetno povezavo. Poskrbimo še, da je računalniška kamera odkrita, da so zvočniki in mikrofon delujoči. Ne čakajmo na zadnjo minuto pred sestankom, da se prijavimo. Če bomo dobro pripravljeni, bo srečanje zagotovo bolj učinkovito.
Medsebojno sodelovanje deluje tudi na daljavo
Raziskave kažejo, da zaposleni letos doživljajo več stresa in tesnobe kot katero koli leto prej. To še posebej velja za tiste, ki delajo od doma skupaj z drugimi ali ki svojim otrokom pomagajo pri šolanju na daljavo. Marsikomu je tudi še vedno problematično postaviti mejo med delovnim časom in zasebnim življenjem. Študije sicer kažejo, da so starejši manj zaskrbljeni zaradi duševnega zdravja pri delu v primerjavi z mlajšimi, pa vendar je jasno, da sta stres in tesnoba resničnost vseh starosti na delovnem mestu. Morda starejši zaposleni na začetku potrebujejo več pomoči pri vzpostavljanju spletnih srečanj, a to ne pomeni, da jim niso naklonjeni. Še več, potrebujejo jih še bolj kot ostali, saj so odlično orodje za uspešno medsebojno sodelovanje kljub fizični oddaljenosti.
Ko delamo na daljavo, zlasti v tako stresnem času, se morda preveč osredotočamo na delo in zanemarjamo dejstvo, da smo družabna bitja. Družbo morda še posebej potrebujejo starejši zaposleni, katerih otroci so že odšli na svoje ali pa pri šolanju ne potrebujejo več pomoči staršev. Poleg formalnih spletnih srečanj se s sodelavci in sodelavkami zato občasno dogovorimo za neformalna srečanja ali odmor za malico na daljavo. S pomočjo spletnih srečanj lahko zelo učinkovito spodbudimo občutek skupnosti, kolegialnosti in razumevanja. Takšna interakcija dolgoročno močno okrepi delovne odnose, tudi če se ti dlje časa odvijajo le na daljavo.
Projekt »Razvoj celovitega poslovnega modela za delodajalce za aktivno in zdravo staranje zaposlenih (Polet)« sofinancirata Evropska unija iz Evropskega socialnega sklada ter Ministrstvo za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti Republike Slovenije.
